规章制度可以帮助员工明确职责和权益，确保工作的公平与公正，减少纠纷和冲突的发生。规章制度的执行需要有明确的责任和奖惩机制，以保证规章制度的有效实施。
档案管理规章制度
为切实加强我单位系统内人事、文件档案的管理，由单位办公室指定专人对档案进行分类、整理、保管，结合本单位实际，特制定以下制度：
一、档案工作职责。
1、搜集、保管档案、材料，为国家和部门积累档案史料（含声像档案）；
2、收集鉴别和整理档案材料；
3、办理档案、材料的查阅、借阅和传递；
4、登记干部职工职务、工资的变动情况；
5、为有关部门提供档案、材料情况(来源：公务员在线http://）；
6、做好档案、材料的安全、保密、保护工作；
7、调查研究档案、材料工作情况，制定规章制度，搞好档案材料的业务建设和指导；
8、推广、应用档案、材料现代化管理技术；
9、定期向档案馆（室）移交永久、长期档案、处理短期或不予立档的材料；
10、办理其他有关事项。
2、档案管理单位人员根据规定，确定是否应提供材料；
3、凡查阅档案利用单位应派中共正式党员干部到保管单位查阅室查阅。
4、档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管领导批准，并严格登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
5、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
6、严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得擅自向外泄露档案内容，不得擅自拍摄、复制档案内容。
规章制度汇编——档案管理制度。
档案管理规章制度
1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制。
1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。4.负责档案库房各项制度的落实。
5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真。
总结。
经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制。
1/4。
1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。4.严格执行各项档案管理制度。
5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度。
1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。
1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。
5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
2/4。
7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各。
2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
5.对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。
1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
3/4。
八、其他。
4/4。
档案管理规章制度
一、本办档案材料（包括音像档案资料，下同）由综合科和有关业务科集中统一管理，任何个人不得私自存放。
二、档案的收集、整理、移出、销毁必须按《档案法》和上级档案管理部门有关规定办理，严禁擅自销毁或出售档案。
三、凡是调阅档案，一律凭单位介绍信，经档案管理人员审核后，方可提供查阅。
四、档案必须在档案所在科室内查阅，不得出借，如有特殊情况需出借、复印、抄录等，须经分管副主任同意后方可进行。
五、严禁档案使用者私自抄录、复印、涂改、拆开、撕毁档案。档案管理人员应当在调阅者归还档案时进行必要的检查，确保档案完好无损。
六、本局全体工作人员必须严格执行党和国家的保密、保卫制度，杜绝档案中机密文件和材料遗失、泄密事故的发生，确保档案安全。
七、档案存放处要保持清洁卫生，存放档案要井然有序，排列有系统化，以便调阅。
八、档案管理人员因工作调动，须按规定办理交接手续。
档案管理规章制度
为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：
本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。
项工作服务。
在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：
1、行政管理。
2、人事管理。
3、财会档案。
4、生产经营管理。
5、技术质量安全管理。
6、基建档案。
7、外来文件。
8、声像档案。
9、实物档案。
10、其他档案。
财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。
实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。
四、归档要求。
1、归档的文件材料要完整、系统、准确。
2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保。
存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。
3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。
5、档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。
7、归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。
五、档案的查阅和借阅。
1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。
2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。
3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：
（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找。
（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。
（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人。
（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。
（5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。
（6）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人。
责任。
（7）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。
七、档案的保管。
1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。
2、档案柜所在办公室严禁吸烟。
3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。
4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。
5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。
八、档案的销毁。
后予以销毁。
档案管理规章制度
第一条为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》特制定本制度。
第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。
第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。
第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。
第五条人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。
第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。
第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。
第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。
第九条公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。
第十条收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签的，应在盖章签后方能归入人事档案。
第十一条不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。
第十三条人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。
第十四条对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。
第十五条根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。
第十六条档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。
第十七条严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。
第十八条做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。
第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章，方能有效。
第二十条对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查（借）阅制度》办理。
第二十一条人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。
第二十二条如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。
第二十三条为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。
第二十四条公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。
第二十五条公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作，学生分配单位有变化时应及时通知档案室，以使档案能正确投递。
附件。
人事档案材料收集归档范围。
1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如职工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。
2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。
3、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。
4、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。
5、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。
6、评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。
7、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。
8、党团组织建设中形成的入党志愿书（1—2份系统的）和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入民主党派的材料。
9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料；甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。
11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。
12、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。
13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。
14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告；非正常死亡的调查报告。
15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。
16、学生学籍变动记录材料。
17、学生在校期间每学年的思想品德评定表。
18、毕业学生体检表。
19、其他可供组织参考有保存价值的材料。
档案管理规章制度
一、目的1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。
2、公司档案,是指公司过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图标、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声象、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
4、重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。
第二章档案归档。
二、文件材料的收集管理。
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、归档范围。
1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
56、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、7、工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造假、工程管理（变更、进度控制、质量空hi）、工程验收、工程报批资料等。
8、合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。
9、设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、qc部设备等。
10、员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。
11、供应商档案。
四、归档时间。
1、各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续。
2、设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档。
3、员工培训类资料按月归档，于每月25日之后至次月5日之前到档案室办理归档手续。
4、计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续。
5、供应商档案按每年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续。
6、记录文件，辅助记录半年归档一次，其他记录文件每年归档一次。
7、批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续。
8、未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节轻重予以相应处理。
五、归档份数。
1、原件全部归档，并注明份数、出处。
2、使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。
六、档案要求。
1、由档案室和各部门指定派一名专人负责归档事宜。
2、对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。
3、文件必须通过系统整理后再归档。
4、文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。
5、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。
6、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
7、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
8、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,整。
七、归档手续。
各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二份，由归档部门负责人和总经办审批，归档部门和档案室各留一份，以备查考。由档案员填写《文件归档登记簿》，贵当然和档案员共同签字确认。
第三章档案的收集与整理。
八、档案的收集。
1、由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。
2、由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进。
9、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完行系统的、全面的整理。
3、收集时要保证档案的质量，如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。
1、档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。
2、档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。
第四章档案建档。
十、分类梳理。
归档的资料，由档案员分类、编号、于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》。
所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。
档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。
十三、检索目录。
所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。
十四、电子备份。
重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。
第五章档案使用和归还十。
五、档案使用。
1、文件复印：由使用人填写《档案复印件登记簿》，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。
2、借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记簿》，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。
3、借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记簿》，经部门负责人批准，于档案室制定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。
4、外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记簿》，须经总经理批准后方可使用。
5、按规定审批，由当事人和档案员在相应登记簿上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。
十六、档案归还。
1、档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档案借出登记簿》登记，并由使用人和档案员分别签字确认。
3、档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档案的准确性。
十七、档案保管与检查。
1、公司各类应归档文件应集中于档案室管理，任何部门或个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。
2、每月底，由综合部负责人将对档案室的资料进行抽查；每三个月与档案元共同对档案室的所有资料进行一次彻查，并填写《档案清查记录》。
八、档案的销毁。
1、对需要进行销毁处理的档案，由档案室填写《档案销毁申请表》，并制作《档案销毁清册》，包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人和总经理审核签字同意后，方可销毁。
2、档案员进行档案销毁，qa和档案归档部门各指派一人进行监销，档案销毁须协同保卫部门共同处理。
3、档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况”一栏注明“已销毁”字样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
二
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。
3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借,必须专人专用。
7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
杭化新材料综合管理部。
2017年10月。
档案管理规章制度
一、查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。
二、查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。
三、如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。
四、医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院办公室主任批准后，方可查阅。
档案管理规章制度
公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
管理职责。
行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。
各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。
文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：
协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。
负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。
总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。
归档资料的范围、内容。
计划性文件资料。
包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。
批示性文件材料。
包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。
法规性文件。
包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。
公司的重大决议。
包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。
总结性文件。
包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的.各种总结报告。
凭证性材料。
包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。
汇报性材料。
劳资人事资料。
包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。
调研性资料。
包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。
声像制品资料。
包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。
证件性文书资料。
包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。
馈赠行资料。
包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
文件资料的立卷归档。
凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。
银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。
业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。
各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。
公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。
立卷归档的时间。
凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。
对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
立卷归档的要求。
各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。
移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。
归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。
立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。
填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
立卷应把上级文件于本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。
立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有条件，并保持其完好无损。
声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
文秘档案的借阅。
文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。
各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。
文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有**，酌情处罚。
对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。
必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。
文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
文秘档案保密要求。
档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。
有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。
有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。
对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。
超期档案的销毁。
对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。
经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
档案管理规章制度
１、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。
２、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。
３、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。
４、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。
５、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。
６、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。
７、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。
８、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。
档案管理规章制度
一、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的'管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。
二、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。
三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。
四、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。
档案管理规章制度
一、凡记录映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的`各种文字、图表、材料，均列为归档范围。
二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。
三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确映卷内内容，由档案室统一书写。
四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。
档案管理规章制度
档案资料是党和国家的宝贵财富，为了做好档案保管工作；防止档案的损毁；延长档案的寿命；维护档案的完整与安全，特制定以下制度：
一、库房内的档案资料，要按门类载体进行科学的分类、排列、编号，柜架排列有序。
二、档案室的库房要坚固，并有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防高温等设施，要定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。
三、要注意控制库房内的温湿度，不断改善保管条件，努力达到温湿度，不断改善保管条件，努力达到标准的温湿度，湿度一般保持在１４度---２０度之问；相对湿度４５％---６５％之间，库房要清洁卫生，定期清扫整。
四、库房内各种电器闸门要牢固，下班时要关闭电闸。库房周围要灭绝火源现象，库内严禁吸烟。
五、档案管理人员调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，以减少档案机械磨损。
六、建立和完善全宗卷；并做好档案的收进、移出、利用等日常的登记、统计工作。
七、要提高警惕，做好保卫保密工作，防止发生任何盗窃破坏档案资料的事件。
档案管理规章制度
一、建立学员档案：
1、从学生被党支部确定为入党积极分子开始，为每个积极分子建立一份个人档案；
2、档案的内容包括：
（1）入党申请书。
（2）团员入党推优表。
（3）思想汇报。
（4）入党积极分子培养考察情况表。
（5）自传。
（6）学习成绩总表（含综合测评排名情部）（盖章）。
（7）（函）外调政审材料（或直系亲属政历情况的说明）。
（8）综合政审材料。
（9）学院党校结业证书（复印件）。
（10）党内外群众意见原始记录。
（11）院级以上（含院级）的获奖证书（复印件）。
3、在每期培训班结束后的第二周，做好本班归档工作。内容包括：本期培训学员花名册，考勤表、学习小组讨论记录、社会实践、考试成绩登记表，学员情况综合统计表、优秀学员花名册、培训期间的有关图片等。
二、学员学习档案材料实行专人负责，要及时、准确地登记填写，妥善保管。
档案管理规章制度
1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。
2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。
5.凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6.重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。
7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
1.认真学习专业知识,贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。
2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
5.积极提供档案的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
1.各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2.兼职档案人员要热爱档案工作,熟悉业务,工作认真负责,把好案卷质量关,按时完成兼管档案的任务。
3.兼职档案员应于次年2月底前,将整理好的档案向档案室移交。
5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识,不断提高业务水平。
1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2.各部门兼职档案员,负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度,按综合档案室提出的各项要求立卷,保证立卷质量。
1.各门类档案由综合档案室集中统一管理,配备档案员负责档案的保管工作。
2.按照档案管理有关规定,对各类档案应做到存放合理,排列有序,查找方便。
3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查,对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还,防止丢失。
4.库房要保持清洁卫生,温度要经常保持在14—24℃,相对湿度要保持在45—60%,防止危害档案的现象发生。
5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。
6.库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆危险品,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入,随时关好库房门窗,确保安全。
1.档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,认真执行各项制度。
2.凡到综合档案室查阅档案者,都要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室,确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3.查阅档案时,不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所,不准带回家中,要及时交给档案管理部门。
5.对于违反保密规定,泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定,严肃处理并追究其责任。
1.借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续。
2.凡借阅档案,需经主管领导批准。外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还。
3.借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。
4.借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料。
5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,正确无误时,方能签字盖章。
6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任。
解释权归公司行政人事部。
档案管理规章制度
1、永州生源毕业生，暂没有工作单位的，学校可以将档案转入市毕业生就业指导中心保管。
2、市毕业生就业指导中心不接收学生个人（或委托他人）自带或邮寄的档案。
3、转往市毕业生就业指导中心的档案要求严装严密，封条完整，没有损坏。
二、档的查阅。
1、毕业生档案可向永州市毕业生就业指导中心查询。
2、查看档案材料，要求查阅的单位应派人事干部带上单位所开具的介绍信和有效身份证原件或其它证明身份的有效证件到市毕业生就业指导中心进行查阅。()任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案材料。
1、档案可由接收档案单位的人事部门负责人、或本人来领取档案。取档时需带上档案接收单位所开具的调档函及证明本人身份的有效证件。
2、档案所有人亦可委托他人来领取。委托人取档时需带上档案所有人书写的委托书、档案接收单位开具的调档函、档案所有人的有效身份原件及委托人的有效身份证原件。
3、市毕业生就业指导中心不负责毕业生档案邮寄。特殊情况下，需要邮寄档案，须经单位负责人批准后方可。
档案管理规章制度
为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：
本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。
公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。
在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：
1、行政管理。
2、人事管理。
3、财会档案。
4、生产经营管理。
5、技术质量安全管理。
6、基建档案。
7、外来文件。
8、声像档案。
9、实物档案。
10、其他档案。
财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。
实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。
1、归档的文件材料要完整、系统、准确。
2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。
3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。
5、档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。
7、归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。
1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。
2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。
3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：
（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找。
（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。
（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人。
（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。
（5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。
（6）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任。
（7）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。
1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。
2、档案柜所在办公室严禁吸烟。
3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。
4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。
5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。
公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。
档案管理规章制度
第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度。
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
档案管理规章制度
一、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。
二、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。
三、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经院有关领导批准后，方可销毁。
四、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。
五、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。
文档为doc格式。